101事件

概述

是你吗??

当你在为你的部门做一项新计划时，有人提出了这个想法 事件的. 直觉上，你知道一个事件是有意义的，但有点担心 十大玩彩信誉平台这个事件需要很好地执行的工作量. 下面 是否有一种方法可以考虑构建事件清单. 包括一些指导性问题 以及一个示例事件清单. 快乐计划!

主要注意事项:

在列出事件清单之前，有几个重要的问题需要解决 和你的同事.

这个活动的目的是什么?

事件需要相当多的努力. 因此，在你或你的部门承诺之前 要举办一个活动，你应该清楚地了解为什么这个活动很重要 并开发一个可靠的商业案例. 作为一个例子，这里有几个强有力的理由 举办活动:

	我们需要向社区成员展示新的研究或倡议.
	我们需要培养新的捐助者.
	我们需要突出一个部门、个人等的成就.
	我们渴望更深入的社区参与.

 

对于事件目的的问题，一个不太有利的回答是“我们主办了(x)事件” 去年.“如果这是对第一个问题的回答，我们鼓励你做出 确保你不是在没有特定目的的情况下举办传统活动.

预算参数是什么?

概述活动目的同样重要的是要清楚地了解 活动将如何提前获得资金. 如果你没有足够的资金来主办 事件，你被鼓励推迟举办事件，直到适当的财政 提供资源.

谁必须参加活动?

在你有一个明确的目标和财政资源的承诺之后，这是很重要的 确定谁必须参加此活动，并了解关键的日程冲突 管理员和外部访客. 我们鼓励您在前端这样做，因为 您将需要您的事件日期，以便建立您的事件清单.

在活动结束时，我们将如何定义成功?

许多人为了匆忙完成计划过程而忽略了这一步. We 鼓励你花一点时间来决定一个成功的活动是什么样的 因为没有这些信息，很难评估你是否应该这样做 以后继续这个活动.

谁需要参与计划?

一个可靠的事件清单将包括所有者(即负责人)。 为整体计划的组成部分. 你要确保所有的业主 (如果有必要的话，还有管理者)理解他们的角色并同意时间承诺 与特定活动相关联的.

事件检查清单示例

我们认识到有很多事件管理/项目计划软件，如 as Microsoft Project, Basecamp, and Smartsheet; however, we suggest that you format 用Excel电子表格制作下表. 在看示例之前，让我们讨论一下 事件清单的类别.

	任务 -这是与事件相关的具体可交付成果. 我们鼓励你提供 尽可能多的细节以确保项目的成功.
	老板 -指直接负责确保完成任务的个人 是否在截止日期前完成.
	合作者 -指需要/应该参与特定交付成果的个人.
	到期日期 -交付的截止日期.

 

状态-我们建议您使用红色，绿色，黄色状态栏.

• 红色的 -任务严重超出最后期限，需要立即支持.
• 黄色的 -任务正在进行中，可能有一个项目需要支持.
• 绿色 -任务在截止日期前如期完成.

或者，您可以使用“On Track”、“Delayed”和“In Progress”来进行交流 同样的细节.

• 特别说明——这一栏应该用于记录任何对任务至关重要的内容. 这可能包括新的信息，延迟的理由，或者谈话中的笔记.

 

重要提示:

以下部分不能取代美国检察官的合同审查程序 办公室. 必须遵循美国检察官办公室的正式审查程序. 本节提供了如何从活动策划/后勤方面审查会议合同的提示 的角度来看.

为了了解如何从酒店场地审查合同，这是很重要的 对酒店经营者的财务模式有高度的了解. 一般来说, 酒店的财务模式很大程度上依赖于客房收入. 因此，最 竞争性合同是指客房数量超过一次会议的数量 会议所需的空间. 不幸的是，理想的情况很少发生.  As 因此，规划人员在处理会议合同时要抱有这样的期望，这一点很重要 在每个单独的条款中实现基线要求. 当回顾 酒店合同中，这里有一些最重要值得注意的条款.

房间:

一般来说，房间块以网格/表格的形式出现在合同中 它概述了完整的住宿承诺，包括房间类型，住宿日期， 房价和总住客夜数.  作为一个例子，房间块可能看起来像这样:

 

房间类型	率	第一天	第二天	第三天	第四天	总数
国王的房间	$159	10	10	10	结帐——通常显示为“C/O”	30
套件	$259	5	5	5	结帐	15
已签约的客房总夜数						45

 

在这个例子中，网格告诉你有10个人要住3个晚上 标准大床房，五个人在套房住三晚.

客房流失率:

此条款基于上面的客房网格. 简而言之，客房人员流失 是主办机构对他们“保证”多少酒店房间的承诺 他们会在活动期间出售或占用场地. 标准减员条款 在全国范围内是80%的承诺. 当酒店要求更高的承诺时， 我们鼓励你要求他们使用80%的标准条款.

例如，如果上述网格包含在合同中，则主办组织 总共需要36间客房吗.

当主办机构没有满足他们的房间限制时，将会受到经济处罚 应用. 因此，主办单位的强烈考虑是非常重要的 他们的活动的历史数据，然后同意一个房间块的承诺.

截止日期:

在所有的酒店合同中，他们都会提出一个“截止日期”，指定你何时 议价折扣率将不再适用. 酒店包括这个截止日期 因为他们想以更高的价格转卖你的酒店街区里没有使用过的房间 率. 同样，对于酒店来说，客房收入至关重要. 取决于 您的会议历史，我们鼓励您同意一个截止日期，即 不得早于活动开始日期前三周.

餐饮损耗:

与客房一样，餐饮收入也需要财务承诺 酒店的发展是基于你告诉他们你将在你的 您的RFP中概述的事件. 在下面的示例网格中，数字是通用的 预算不应作为预算规划的基础.

日期	餐	人均成本
第一天	大陆式早餐	$10
第二天	欧陆式早餐和午餐	$20
第三天	自助热早餐	$15
人均总成本		$45

 

我们假设200位客人的人均消费是45美元. 酒店可能会 建议你的餐饮费用在9- 11000美元之间. (++)用来表示 税及酬金.

为了验证食品和饮料的承诺是准确的，要求当前 从酒店的餐饮菜单中使用real来计算您估计的餐饮费用 data.

一般来说，当你遇到你的食品和饮料消耗条款，你是 不收取与会议有关的会议空间费用. 与客房人员流失类似， 当你没有达到你的食物和饮料消耗承诺时，会受到经济惩罚 将.

让步:

有时，场馆会根据他们认为重要的东西提供让步 你和你的团队在你的RFP中概述. 传统特许经营包括餐饮 折扣，音频/视频折扣和免费互联网. 谈论你的活动 计划小组确定哪些让步是不可协商的.

 

重要提示:

以下部分不能取代美国检察官的合同审查程序 办公室. 必须遵循美国检察官办公室的正式审查程序. 本节提供有关如何从事件中审查社会功能契约的提示 规划及物流的角度来看.

谈判酒店或场地合同的餐饮功能较少的条款和 对主办单位造成多重处罚的区域. 然而，这并不罕见 对于那些从事社交功能工作的人来说，在完成时体验“价签震惊” 因为他们没有事先提出关键的问题. 

在协商社交活动合同时，以下方法会有所帮助 主办机构或部门对场地的全面了解 潜在的辅助费用.

以下是在合同初步审查期间要问的五个重要问题 过程:

1. 所有的场地费用是多少，包括但不限于:人工费、生活费和租金?
2. 什么，如果有的话，费用适用于活动的设置或拆除时间? 一般来说 场地有两小时的搭建时间和两小时的拆除时间，不受处罚.
3. 什么，如果有的话，收费适用于非传统时间发生的活动?
4. 对于没有内部餐饮服务商的场馆，费用是多少 找一个他们喜欢的宴会承办商?
5. 对于没有内部制作的场馆，相关费用是多少 生产?

让我们来看几个潜在的合同场景的例子:

对于没有内部餐饮承办人或制作公司的场地，您可以选择 想:

	验证所有事件的建立和拆除时间.
	确认他们有一个首选的餐饮供应商名单，而你不需要 获得额外的特殊活动许可证来举办活动. 在做出承诺之前 合同，要求初步报价，以验证您的预算可以支持这一点 成本.
	核实“他们的工作人员”是否需要支付任何额外费用 你需要雇佣自己的员工.

 

对于一个有内部餐饮承办人和/或制作公司的场地，你会 想:

	了解你的餐饮承诺. 在签订合同之前，先提出要求 初步报价，以验证您的预算可以支持此成本.
	尝试免费获得活动空间或以折扣价获得活动空间. 具体地说,问 问题是，“这个空间的公布价格是多少??”
	验证事件建立和拆除时间. 这很重要，因为很多场馆都会这样做 超额预定他们的房间，让你的活动感觉很匆忙.
	核实生产的实际成本. 在签订合同之前，请先做个准备 初步报价，以验证您的预算可以支持这个成本.

 

 

特别活动办公室鼓励你彻底检查所有的校园选择 在寻求外部场地之前.

在寻找场地时，您可以使用与程序化会议审查类似的方法 被称为征求建议书(RFP)的流程. RFP通常用于会议来源 或者有很多客人的场所.

在极少数情况下，您需要一个场外场地，这里有一个样本RFP为您 开始工作. 如果您需要帮助建立自定义RFP，请 十大玩彩信誉平台.  

一旦完成RFP，开始搜索的最佳方式就是使用这些服务 会议及旅游发展局主席.这里有一些附近CVB的链接.  

亚特兰大

移动

新奥尔良

 

活动预算是让部门和个人负责的重要工具 的支出.

下表列出了构建事件时要考虑的所有类别 预算，以及一些成本估算，让你开始. 当你制定预算时， 你可能会删除其中的一些类别，但至少你会知道你已经思考过了 在所有.

潜在预算项目-按字母顺序排列	你可以期待什么-估计只有
音频/视频/技术/生产 -投影，舞台，灯光，劳工，网络咖啡馆，帐篷	这将是你的最高线项目之一，特别是当使用场外或户外 聚会地点. 预计花费数千美元.
评估 -评估员、调查副本、调查分析人员等.
餐饮 -早餐，午餐，晚餐，小吃，咖啡休息时间，招待会，劳动和下班 餐	欧式早餐平均价格:每人7到9美元 热早餐平均:每人10到12美元 午餐平均:每人12 - 15美元 注意: 这些价格反映了爱玛客目前的定价. 如果使用场外场地，请期待 为更高的人均开支做预算.
娱乐	如果可以的话，可以考虑在外包之前使用我们内部的优秀人才.
礼物 -感谢演讲者、捐助者、参与者和其他人
酬金/服务费用	一般是21-24%，加上总账单. 免税不能免除你的责任 不给小费
酒店客房 -每晚房价	根据Statista的数据，截至2015年，莫比尔的平均住宿价格为120美元. 然而, 根据你的项目需要，你会发现住宿可以更便宜 而且更贵.  点击这里查看提供到美国折扣的酒店.
现场活动营销 -招牌，横幅，节目，座位卡，帐篷卡，菜单票，名牌， 救济等.	如果你的营销策略允许的话，这将是一个省钱的好机会 对于一个健壮的虚拟程序.
中心拥有营销 ——明信片、信件、感谢信等.
事前营销 -明信片，邮件，海报，设计支持，视频
报销 -按美国国税局税率计算的里程，与演示者的合同规定
收入 -门票销售、演唱会费用、广告捐款、个人捐款等.	这应该出现在你预算的顶端. 任何费用都应从中扣除 你的收入. 理想的情况是你的收入能完全覆盖你的开支.

 

这听起来是不是很熟悉?

你最近举办了一场精彩的活动. 一切都按时开始，在你看来 食物和节目都很棒. 出勤率下降了，但你相信 最终会捡起. 此外，你已经做这个活动10年了 没有必要想太多，重新发明轮子，对吧?

事实上，这并不是你参加活动的最佳方式. 而你长久以来 或者最近的事件可能很棒，但你真的不知道它是否相关或创新 如果不创建事件调查. 在您构建事件调查时，这里有一些 需要考虑的事情.  

	编写一份简明但有意义的调查报告. 根据我们的经验，长时间的调查根本得不到回答. 努力 问卷问题不要超过10个.
	将调查与活动的目的联系起来. 即使你的活动已经进行了好几年而没有做过调查，现在也是个好时机 问问你自己和/或你的活动策划团队，我们为什么要做这个活动? 什么 是目的? 一旦你问了这些问题，你的调查就可以这样设计 看看目的是否达到了.
	写一份个人调查邀请. 当你邀请人们完成你的调查时，告诉他们完成调查的好处 调查. 此外，强调调查是否简短，答案是否保密也很重要.
	只问参与者反馈重要的问题. 例如，如果您知道事件日期由于某种原因无法更改，那么就更改 不要问参与者他们喜欢的活动日期. 相反，你可能想要集中注意力 你对活动长度或演讲者质量的问题.
	讨论并反思反馈. 一旦你知道你正在做一个调查，安排一个会议与你的活动计划 小组将审阅调查结果，以决定明年的计划.

 

目前，OSE使用 调查猴子 作为我们的评估工具. 以下是我们最近的一些调查. 我们为你的存在而鼓掌 根据部门或部门的情况进行改进.

 

如果没有“倾家荡产.”

下面是一些简单的建议，可以帮助你的部门和部门节省资金 事件. 如果你有一个对你有帮助的建议，给我们发邮件，这样我们就可以把你的建议包括进去 在这一页.

	不要举办目前不在预算之内的活动.
	如果可能的话，在校内举办活动——我们的经验是去校外举办活动 会导致一些费用翻倍吗. 例如，校园午餐可以从 每人10-15美元，而在莫比尔市中心的酒店吃午餐则要28美元以上 人均.
	有一个活动装饰日-而不是外包花卉，也许你和你的 团队可以聚在一起，在一天的午餐或下午创造中心装饰品.
	使用美国出版物的设计服务-出版物收费部门$48 设计时间. 成熟的外部设计师可以收取每小时75美元的设计费用.
	保守点餐——许多活动结束后会有剩余的食物. 用你过去的经历来衡量你到底需要点多少食物. 此外，如果预算不是问题，请记住，任何未使用的食物都会被扔进垃圾桶 trash; consider ordering conservatively to avoid food waste.
	在允许的情况下利用内部音乐天赋.
	如果可能的话，尽量让别人捐赠产品.
	When possible create a small re聚会地点 stream to offset 成本; for instance, when designing 一个会议，你能向当地商家收取一小笔广告费用吗 在你们的程序手册中?
	保守印刷-如果你需要降低成本，远离要求定制 尺寸，颜色打印，或其他高端处理.
	在你经常使用的物品上投资——如果你的活动使用中心装饰品、制服、 t恤，科技等等.相比之下，你可以大量购买，这样你就可以在未来的几年里使用它们 按每次使用支付费用.

 

 

事件生产进度表是与事件相关的所有活动的帐户 一个事件.

我们建议您对复杂事件使用此模板，以鼓励共享责任 为了项目的成功. 以下是我们建议的信息. 保持 请记住，您的生产计划可能会用于完成任何宴会 活动订单. 在您的beo被审查和签署之前，您的活动不会最终确定.

 日期

 Time

 活动

 空间

餐饮——在这个专栏中，如果有必要，可以自由地详细描述. 在沟通 比假设操作更好吗. 我们的示例概述了菜单.

音频/视频-在事件的过程中，音频/视频可以改变. 注重细节 在本文档中是至关重要的，但在这里尤其要避免事件被坏破坏 音质，麦克风问题等.

此外，你还可以加上:

特别指出:

如果您有VIP客人，特别注意饮食，或者其他需要全程的东西 群知，请随意使用本栏目.

主人:

我们的示例使用活动列表示名称，但有些人更喜欢包含 单独列并包括责任人的姓名，以便此信息 是高度可见的.